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Oct 01, 2023

Beste kostenlose Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware des Jahres 2023

Unternehmen Jessica Elliott Alana Rudder „Von einem Experten bestätigt“ bedeutet, dass dieser Artikel gründlich überprüft und auf seine Richtigkeit hin bewertet wurde. BLUEPRINT Veröffentlicht am 31. August 2023 um 3:49 Uhr ET Editorial

Geschäft

Jessica Elliott

Alana Rudder

„Von einem Experten überprüft“ bedeutet, dass dieser Artikel gründlich überprüft und auf seine Richtigkeit hin bewertet wurde.

ENTWURF

Veröffentlicht am 31. August 2023 um 3:49 Uhr ET

Redaktioneller Hinweis: Blueprint kann durch die hier auf unserer Website aufgeführten Affiliate-Partner-Links eine Provision verdienen. Dieser Auftrag hat keinen Einfluss auf die Meinungen und Bewertungen unserer Redaktion. Bitte lesen Sie unsere vollständige Offenlegungsrichtlinie für Werbetreibende.

Die beste kostenlose Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware rationalisiert die Lohn- und Gehaltsabrechnung und ermöglicht Unternehmen eine genaue und schnelle Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sie ermöglichen es Unternehmen, Gehaltsabrechnungsdaten in Buchhaltungsprogramme zu exportieren und Berichte zu erstellen. Darüber hinaus unterstützen erstklassige Lohn- und Gehaltsabrechnungsplattformen direkte Einzahlungen und Papierschecks und ermöglichen Mitarbeitern gleichzeitig den Zugriff auf ihre persönlichen Daten, Steuerformulare und Gehaltsabrechnungen über mobile Apps oder Online-Portale.

Wir haben 19 Lohnabrechnungssysteme überprüft und über 20 Stunden damit verbracht, mit Kundendienstmitarbeitern zu sprechen, Benutzerfeedback zu studieren und Lohnabrechnungssoftware zu testen. Bei unserer Bewertung wurden Gehaltsabrechnungsfunktionen, Benutzerfreundlichkeit und Steuererklärungstools berücksichtigt. Wir haben auch Zusatzgebühren, kostenpflichtige Planpreise und herausragende Funktionen bewertet.

In diesem Leitfaden geben wir einen Überblick über die beste kostenlose Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware, damit Sie die richtige für Ihr kleines Unternehmen auswählen können.

: Am besten für die Verwaltung von Stundenarbeitern geeignet

: Am besten für grundlegende Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste geeignet

: Am besten für Solopreneure und Auftragnehmer

Warum sollten Sie unseren Experten für Kleinunternehmen vertrauen?

Unser Expertenteam bewertet Hunderte von Geschäftsprodukten und analysiert Tausende von Datenpunkten, um Ihnen dabei zu helfen, das beste Produkt für Ihre Situation zu finden. Wir verwenden eine datengesteuerte Methodik, um jede Bewertung zu ermitteln. Werbetreibende haben keinen Einfluss auf unsere redaktionellen Inhalte. Weitere Informationen zu unserer Methodik finden Sie weiter unten.

Wir recherchieren umfassend die wichtigsten Wettbewerber innerhalb einer Branche, um die besten Produkte und Dienstleistungen für Ihr Unternehmen zu ermitteln. Unsere Experten identifizieren die Faktoren, die für Geschäftsinhaber am wichtigsten sind, einschließlich Preis, Funktionen und Kundensupport, um sicherzustellen, dass unsere Empfehlungen abgerundete Produkte bieten, die den Anforderungen verschiedener kleiner Unternehmen gerecht werden.

Wir sammeln umfangreiche Daten, um unsere beste Liste auf seriöse, benutzerfreundliche Produkte mit herausragenden Funktionen zu einem vernünftigen Preis einzugrenzen. Und wir schauen uns Nutzerbewertungen an, um sicherzustellen, dass Geschäftsinhaber wie Sie mit den Dienstleistungen unserer Top-Angebote zufrieden sind. Wir verwenden dieselbe Rubrik, um Unternehmen in einem bestimmten Bereich zu bewerten, sodass Sie unserem Plan zur besten kostenlosen Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware des Jahres 2023 vertrauensvoll folgen können.

Die beste kostenlose Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware hat positive Benutzerbewertungen auf Kundenbewertungsseiten. Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleister sollten Kunden schnell und zuverlässig unterstützen. Mithilfe einer Kombination aus Telefonsupport, Live-Chat und Wissensdatenbanken sollten Kunden in der Lage sein, Probleme rund um die Uhr schnell zu lösen.

Kostenlose Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware sollte eine Kombination aus grundlegenden Lohn- und Gehaltsabrechnungsfunktionen bieten, darunter mobile Apps, Self-Service-Mitarbeiterportale, HR-Bibliotheken, Berichte über Neueinstellungen, Softwareintegrationen von Drittanbietern, Lohn- und Gehaltsabrechnungsanalysen, Lohnpfändungen, Urlaubs-/Abwesenheitsverfolgung, Hauptbuchberichte und 401k Verfolgung. Durch die Erweiterung der Grundfunktionen und zusätzliche Funktionen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, wie Direkteinzahlung, Steuerkonformität, HR-Funktionen, Zeiterfassungsfunktionen und Sozialleistungsverwaltung, hebt sich die beste kostenlose Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware von der Konkurrenz ab. Der wichtigste Faktor ist jedoch, dass Unternehmen mit der kostenlosen Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware die Lohn- und Gehaltsabrechnung kostenlos durchführen können.

Homebase-Gehaltsabrechnung

Obwohl es bei Homebase Payroll keine völlig kostenlose Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware gibt, ist es die einzige Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware mit kostenlosen Zeit-, Planungs- und Mitarbeiterverwaltungstools. Kleine Unternehmen mit bis zu 20 Mitarbeitern und einem Standort können ihren Stundenarbeitern Tools zur Verfügung stellen, mit denen sie über die mobilen iOS- oder Android-Apps von Homebase oder verfügbare Tablet- oder Web-Stempeluhren ein- und ausstempeln können.

Das Beste daran: Die kostenlose Version lässt sich in führende Point-of-Sale-Systeme (POS) integrieren, darunter Square, Lightspeed und Clover. Dank der integrierten Messaging-Tools können Stundenarbeiter Schichten tauschen oder übernehmen und Benachrichtigungen erhalten, von Schichterinnerungen bis hin zu Überstundenbenachrichtigungen.

Das Gehaltsabrechnungs-Add-on von Homebase kostet 39 US-Dollar pro Monat plus 6 US-Dollar pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu Wave oder Payroll4Free bietet Homebase Payroll keine Self-Service-Gehaltsabrechnungsoption. Stattdessen verfügt es über einen Full-Service-Plan mit Berichterstattung über Neueinstellungen und Steuererklärungen für Bundes- und Landesbehörden.

Zu den Gehaltsabrechnungsfunktionen von Homebase gehören:

Besonders gut gefällt uns die Möglichkeit der Mitarbeiterauszahlung für Stundenlohnmitarbeiter, da weder Wave Payroll noch Payroll4Free diese Zahlungsmethode anbieten. Damit können Mitarbeiter vor dem Zahltag auf einen Teil ihres Lohns zugreifen, ohne versteckte Gebühren oder Zinsen. Es hat keine Auswirkungen auf Arbeitgeber, die die Lohn- und Gehaltsabrechnung durchführen, kann ihnen aber dabei helfen, Arbeitskräfte zu gewinnen und zu halten.

Homebase Payroll bietet Kundensupport per Telefon und Live-Chat an Wochentagen von 8.00 bis 19.00 Uhr Central Standard Time und antwortet in der Regel innerhalb von 24 Stunden auf E-Mails. Darüber hinaus bietet es eine umfangreiche Wissensdatenbank mit detaillierten Anleitungen und Screenshots, die Benutzer durch jeden Schritt der Verwendung der Software führen. Sie können auch auf den YouTube-Kanal von Homebase zugreifen, um hilfreiche Videos und Produktdemos zu erhalten.

Unsere Benutzertests haben ergeben, dass einige Homebase-Funktionen anspruchsvoller waren als andere. Uns gefällt jedoch, dass Homebase Ihre Gehaltsabrechnung kostenlos einrichtet oder Daten von einem anderen Dienst überträgt. Es erhält auch viele positive Bewertungen von anderen Benutzern, die die Software für ihre Benutzerfreundlichkeit, die Möglichkeit für Mitarbeiter, ihre eigene Zeiterfassung und Schichthandelsaufgaben mithilfe einer intuitiven Mitarbeiter-App einfach zu verwalten, und ihre kostenlosen Funktionen loben.

Einige Benutzer beschweren sich jedoch über Softwarefehler, die zum Verlust von Stechuhrdaten oder zur Unfähigkeit führen, sich beim System anzumelden. Darüber hinaus unterstützt Homebase Payroll keine Leistungsverwaltung oder -verwaltung, Funktionen, die mehrere kostenpflichtige Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme wie Gusto und OnPay bieten. Während Homebase Payroll angibt, dass es Richtlinien für bezahlte Freizeit und Nachverfolgung enthält, können Benutzer nur mit dem Plus-Plan automatisch PTO-Richtlinien erstellen, um Rückstellungen und Salden zu verfolgen.

Payroll4Free

Payroll4Free ist für Unternehmen mit bis zu 25 Mitarbeitern und Auftragnehmern kostenlos. Für wichtige Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste ist dieser kostenlose Preis ein echtes Schnäppchen. Self-Service-Gehaltsabrechnungen (bei denen Sie Ihre Steuerformulare einreichen und Zahlungen überweisen) sind in der Regel günstiger als Full-Service-Optionen. Dennoch würden Sie für 25 Mitarbeiter monatlich 170 US-Dollar über Wave und 117 US-Dollar monatlich über Patriot Software für solche Self-Service-Gehaltsabrechnungsdienste zahlen. Dies bedeutet, dass die Nutzung der Self-Service-Gehaltsabrechnung von Payroll4Free jährlich Einsparungen in Höhe von 1.404 bis 2.040 US-Dollar gegenüber kostenpflichtigen Tools bewirken kann.

Obwohl Payroll4Free nicht über eine integrierte Zeiterfassung wie Homebase Payroll verfügt, lässt es sich in jede Stechuhrsoftware integrieren, die den Datenexport ermöglicht. Durch die Verbindung von Payroll4Free mit einem Stechuhrsystem können Sie die geleisteten Arbeitsstunden mit der Gehaltsabrechnung synchronisieren. Darüber hinaus bietet Payroll4Free Lohnsteuerdienstleistungen für 25 $ monatlich oder 250 $ jährlich an. Dieser Preis macht Payroll4Free zu einer der günstigsten Lösungen für die automatisierte Steuererklärung.

Payroll4Free bietet die folgenden Funktionen:

Wir schätzen, dass Payroll4Free unbegrenzten Kundensupport per Telefon und E-Mail beinhaltet. Trotz des kostenlosen Preises haben wir jedoch festgestellt, dass Payroll4Free einige wichtige Funktionen fehlen, die kostenpflichtige Software bietet. Zum Beispiel:

Insgesamt sind die automatischen Berechnungen von Payroll4Free für Unternehmen ohne Budget möglicherweise einer Tabellenkalkulation vorzuziehen, aber weniger wünschenswert als ein vollwertiger kostenpflichtiger Dienst.

Wave-Gehaltsabrechnung

Obwohl Wave Payroll nicht kostenlos ist, lässt sich die Software nahtlos in die kostenlosen Buchhaltungs- und Rechnungstools von Wave integrieren, was sie ideal für Einzelunternehmer und Auftragnehmer macht. Wenn Ihr kleines Team wächst, können Sie die Gehaltsabrechnung für Subunternehmer oder Mitarbeiter hinzufügen, ohne sich Gedanken über die Integration mit Wave Accounting machen zu müssen.

Das Buchhaltungsprogramm ermöglicht eine unbegrenzte Anzahl von Mitarbeitern für die Einnahmen- und Ausgabenverfolgung. Mit dem Rechnungsservice können Sie Ihre Kontoauszüge individuell anpassen und Zahlungserinnerungen versenden. Sobald Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung angeschlossen haben, erstellt die Software automatische Lohnjournaleinträge, sodass keine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.

Wave Payroll kostet 40 US-Dollar plus 6 US-Dollar pro aktivem Mitarbeiter in 14 Bundesstaaten mit Vollservice oder 20 US-Dollar plus 6 US-Dollar pro Person in 36 Bundesstaaten mit Selbstbedienung. Wenn Sie in einem Full-Service-Staat leben, können Sie den automatischen Steuererklärungsdienst deaktivieren, müssen aber trotzdem den gesamten monatlichen Betrag (40 US-Dollar) zahlen.

Beide Versionen beinhalten die direkte Einzahlung oder Sie können Papierschecks ausdrucken, um Mitarbeiter zu bezahlen. Wave arbeitet mit Check Print zusammen und stellt eine Wave-Scheckvorlage und einen Lagerbestand bereit. Für 250 Schecks ohne Logo kostet es 92 $. Laut Wave können Sie Schecks von einem anderen Unternehmen kaufen, müssen jedoch sicherstellen, dass deren Format mit dem genehmigten Scheckdruckstil übereinstimmt.

Die Wave Payroll-Software umfasst die folgenden Funktionen:

Wave Payroll bietet eine einzigartige Funktion, die weder Payroll4Free noch Homebase Payroll bieten: Arbeiterunfallversicherung. Zu diesem Zweck arbeitet das Unternehmen mit Next Insurance zusammen, und Sie können sich über ein Portal in Ihrem Gehaltsabrechnungs-Dashboard bewerben. Diese Option ist für Mitarbeiter mit Sitz in Ohio, North Dakota, Washington oder Wyoming nicht verfügbar.

Insgesamt schätzen Wave Payroll-Benutzer ein umfassendes Buchhaltungs-, Rechnungs-, Zahlungs- und Gehaltsabrechnungssystem. Viele Profis sagen, dass es einfach zu bedienen und anfängerfreundlich ist. Zu den häufigen Beschwerden gehören Schwierigkeiten bei der Durchführung einer Gehaltsabrechnung außerhalb des Zyklus oder im Notfall sowie langsamere Reaktionszeiten beim Kundensupport als erwartet.

Im Gegensatz zu Homebase Payroll und Payroll4Free bietet Wave Payroll keine Kundendienst-Telefonnummer an. Stattdessen müssen Sie Wave während der Geschäftszeiten per Live-Chat oder E-Mail kontaktieren. Wave unterstützt auch keine Sozialleistungsverwaltung oder Lohnpfändungsdienste, zwei Funktionen, die bei erstklassigen Programmen wie OnPay und Gusto verfügbar sind.

Die beste kostenlose Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware berechnet automatisch Löhne, Überstunden und Urlaubsgeld und behält dabei Lohnsteuern ein. Darüber hinaus bieten erstklassige Lösungen Gehaltsabrechnungsberichte und ermöglichen den Export von Daten in Buchhaltungsprogramme. Bei den kostenlosen Versionen fallen jedoch weiterhin Gebühren für bestimmte Dienste an und es können Beschränkungen hinsichtlich der Größe der Belegschaft oder des Standorts gelten.

Unsere Analyse der besten kostenlosen Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware ergab, dass die Systeme verschiedene Kundendienstoptionen, kostenlose und kostenpflichtige Tools sowie Lohn- und Gehaltsabrechnungsfunktionen boten. So unterschieden sich die Plattformen:

Einige Lohn- und Gehaltsabrechnungsanbieter bieten einen völlig kostenlosen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst an, der möglicherweise durch Anzeigen unterstützt wird. Andere bieten jedoch kostenlose Buchhaltungs-, Rechnungsstellungs-, Mitarbeiterverwaltungs-, Zeiterfassungs- oder Planungstools an, erheben jedoch Grundgebühren und Gebühren pro Mitarbeiter für die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware.

Obwohl alle kostenlosen Lohn- und Gehaltsabrechnungsplattformen Direkteinzahlungen oder Zahlungsoptionen per Scheck anbieten, bieten nicht alle Dienste Zahlungen auf Abruf an und bei einigen müssen Sie für wichtige Lohn- und Gehaltsabrechnungsfunktionen eine Gebühr zahlen. Außerdem gibt es Unterschiede darin, wie oder ob sich die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware nahtlos in ergänzende Funktionen integrieren lässt, wie z. B. die Zeiterfassung der Mitarbeiter, Möglichkeiten zur Lohnpfändung sowie Arbeitsunfallversicherungs- und Leistungsverwaltungsdienste.

Jeder Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleister geht anders mit Add-ons um. Bei einigen können Sie die automatische Steuererklärung auswählen und alle 50 Bundesstaaten bedienen, während andere von Ihnen verlangen, dass Sie für die automatische Steuererklärung bezahlen, selbst wenn Sie den Dienst deaktivieren oder die Staaten einschränken, in denen Sie auf diese Funktion zugreifen können. Einige Lohn- und Gehaltsabrechnungsunternehmen verfügen über andere HR-, Sozialleistungsverwaltungs-, Compliance- und Buchhaltungsprodukte oder kostenpflichtige Zusatzoptionen.

Während alle kostenlosen Softwaresysteme für die Gehaltsabrechnung E-Mail-Support bieten, sind nicht alle telefonisch erreichbar. Und keiner bietet Kundenservice 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche. Reaktionszeiten und Self-Service-Anleitungen variieren ebenfalls je nach Anbieter.

Homebase Payroll ist unsere erste Wahl für die beste kostenlose Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware. Seine kostenlosen Planungs- und Zeiterfassungstools lassen sich nahtlos in seine Gehaltsabrechnungstools integrieren, was Homebase zu einer hervorragenden Option für kleine Unternehmen mit 20 oder weniger Mitarbeitern und Auftragnehmern macht. Obwohl die Tools zur Gehaltsabrechnung eine monatliche Zahlung erfordern, können der Kundensupport und die erweiterten Funktionen kleinen Teams Zeit sparen und gleichzeitig Fehler bei der Gehaltsabrechnung reduzieren.

Kostenlose Alternativen wie Payroll4Free beinhalten keine automatisierten Steuererklärungen, verfügen über ein Online-Hilfecenter oder Wissensdatenbankartikel und erheben zusätzliche Gebühren, die sich schnell summieren können. Obwohl Homebase Payroll nicht völlig kostenlos ist, hebt es sich durch seine Mehrwerttools und die kostenlose HR-Software von der Konkurrenz ab.

Eine kostenlose Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware ist eine Anwendung, die automatisch Löhne, Abzüge und Steuern berechnet, um den Nettolohn jedes Mitarbeiters zu ermitteln. Von dort aus können Arbeitgeber Papierschecks ausdrucken oder per Direkteinzahlung bezahlen.

Einige kostenlose Lohn- und Gehaltsabrechnungsplattformen bieten zusätzliche Funktionen, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung einfacher oder effizienter zu gestalten. Sie können beispielsweise in Zeiterfassungstools integriert werden oder über integrierte Zeiterfassungssysteme verfügen. Diese Funktion reduziert die manuelle Dateneingabe, indem die für jeden Mitarbeiter geleisteten Arbeitsstunden automatisch eingetragen werden.

Darüber hinaus ermöglichen Ihnen die meisten kostenlosen Dienste den Export Ihrer Gehaltsabrechnung in eine Buchhaltungssoftware wie QuickBooks Online. Mehrere kostenlose und kostenpflichtige Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme bieten Buchhaltungs- und Lohnabrechnungstools für nahtlose Arbeitsabläufe. Dazu gehören QuickBooks Payroll, Patriot Software und Wave Payroll.

Allerdings funktionieren kostenlose Apps zur Lohn- und Gehaltsabrechnung in der Regel nur für kleine Unternehmen mit weniger als 20 oder 25 Mitarbeitern und Vertragsarbeiter. Einige erlauben nur einem einzigen Unternehmensstandort die Nutzung der Software. Die meisten kostenlosen Dienste automatisieren die Lohnsteuererklärung nicht, stellen jedoch möglicherweise Steuerformulare bereit oder bieten kostenpflichtige Zusatzdienste an.

Um die Software zu verstehen, sollten Sie die folgenden Begriffe für kostenlose Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware kennen:

Kostenlose Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware funktioniert ähnlich wie ihre kostenpflichtigen Gegenstücke. Unsere Tests zeigten leichte Unterschiede darin, dass kostenlose Dienste weniger benutzerfreundlich waren und weniger Funktionen hatten. Dennoch sind die Methoden zur Lohn- und Gehaltsabrechnung ähnlich, unabhängig davon, ob kostenlose oder kostenpflichtige Tools verwendet werden.

Einige kostenlose Softwaredienste für die Lohn- und Gehaltsabrechnung verfügen über ein Dashboard, auf das Sie klicken können, um mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu beginnen. Das Portal kann auch wichtige Termine, bevorstehende Steuererklärungsfristen und andere Benachrichtigungen anzeigen.

Um einen Lohn- und Gehaltsabrechnungslauf mit kostenloser Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware durchzuführen, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

Das System berechnet automatisch Löhne, Steuern und Abzüge. Sobald Sie fertig sind, können Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnungen überprüfen und abschließen, dann Papierschecks ausdrucken oder Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten zur direkten Einzahlung an Ihre Bank senden. Die meisten kostenlosen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste fassen Ihren Lohnzyklus zusammen und ermöglichen Ihnen das Anzeigen, Drucken oder Exportieren von Berichten. Allerdings ermöglichen nicht alle kostenlosen Apps das Abbrechen einer Lohn- und Gehaltsabrechnung, es sei denn, Sie zahlen eine Gebühr.

Bei den meisten kostenlosen Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen handelt es sich um Selbstbedienungssysteme, das heißt, Sie müssen vierteljährliche und jährliche Steuerformulare ausfüllen und Zahlungen überweisen. Einige bieten jedoch möglicherweise gegen eine zusätzliche Gebühr Steuererklärungsdienste an. Um beispielsweise Steuern für Sie einzureichen, berechnet Payroll4Free 25 US-Dollar monatlich oder 250 US-Dollar jährlich, während Wave Payroll monatlich 40 US-Dollar plus 6 US-Dollar pro Mitarbeiter berechnet (verfügbar in 14 Bundesstaaten) und Homebase Payroll monatlich 39 US-Dollar plus 6 US-Dollar pro Person berechnet.

Unternehmen, die Lohnsteuer einreichen, müssen die folgenden Schritte ausführen:

Gregory Saarinen, Inhaber von The Collab at 113, empfiehlt, bei der Betrachtung kostenloser Gehaltsabrechnungssysteme besondere Vorsicht walten zu lassen. „Selbst wenn der (kostenlose) Preis stimmt, kann ein schlecht konfiguriertes Tool Ihr Gehaltsabrechnungsteam frustrieren und am Ende sogar noch länger dauern als eine einfache Tabellenkalkulation.“

Befolgen Sie diese Schritte, um die beste kostenlose Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware für Ihr kleines Unternehmen auszuwählen.

Viele kleine Unternehmen wechseln zu einem Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem, nachdem Probleme mit ihren Prozessen aufgetreten sind. Angenommen, die manuelle Eingabe von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten dauert zu lange, was die Kosten in die Höhe treibt, Sie können aber problemlos vierteljährliche Steuern über das Online-System der Regierung einreichen. In diesem Fall funktioniert eine Self-Service-Lohnabrechnungsplattform möglicherweise besser als die Bezahlung eines Vollservice-Abonnements. Wenn Ihnen jedoch wegen Zahlungsverzug oder Steuerfehlern ein Bußgeld auferlegt wurde, bevorzugen Sie möglicherweise eine Lösung, die automatisierte Steuererklärungen umfasst.

Stellen Sie sich bei der Betrachtung Ihrer Herausforderungen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung die folgenden Fragen:

Für kostenlose Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware gelten Einschränkungen. Für Unternehmen mit mehreren Standorten oder solche, die mehr als 25 Mitarbeiter und Auftragnehmer pro Lohn- und Gehaltsabrechnungslauf bezahlen, können Gebühren anfallen. Darüber hinaus variieren die enthaltenen Funktionen und Tools. Beispielsweise unterstützen nicht alle Dienste bei Lohnpfändungen oder der Verwaltung von Sozialleistungen.

Berücksichtigen Sie diese Fragen bei der Bewertung Ihrer Softwareanforderungen:

Nachdem Sie nun wissen, wonach Sie suchen, können Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnungsprodukte entsprechend Ihren Anforderungen bewerten. Erstellen Sie eine priorisierte Liste der benötigten Funktionen und Ihres Monatsbudgets. Verwenden Sie eine Projektmanagementsoftware oder eine Tabellenkalkulation, um Softwarevariablen und Unternehmenskontaktinformationen zu verfolgen.

Schauen Sie sich professionelle Rezensionen und Software-Zusammenfassungen wie unseren Leitfaden zur besten Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware an, um herauszufinden, welche Anbieter die am meisten benötigten Funktionen innerhalb Ihres Budgets bieten. Rechnen Sie die monatlichen Kosten und etwaige Zusatzgebühren für jeden in Betracht gezogenen Anbieter zusammen. Vergleichen Sie diese Zahlen mit Ihrem Budget und Ihrer Funktionsliste, um herauszufinden, welche Dienste den besten Gesamtwert bieten.

Sehen Sie sich auch die Erfahrungsberichte von Benutzern auf Websites wie TrustPilot, G2 und Capterra an. Informationen zu Lohnbuchhaltungssoftware, die mobile Apps anbietet, finden Sie in den Benutzerbewertungen im Apple Store und im Google App Store. Obwohl Benutzerbewertungen subjektiv sind, sollten Sie es zur Kenntnis nehmen, wenn Sie ein Muster an Beschwerden oder Lob bemerken.

Sobald Sie Ihre Optionen eingegrenzt haben, fordern Sie kostenlose Demos und Testversionen von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleistern an. Greifen Sie nach Möglichkeit über die Arbeitgeber- und Arbeitnehmerportale auf die Software zu. Üben Sie die Durchführung grundlegender Lohn- und Gehaltsabrechnungsaufgaben, wie das Hinzufügen und Entfernen von Arbeitskräften, die Durchführung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen und das Exportieren von Berichten oder Sachbuchinformationen.

Notieren Sie beim Testen der Produkte alle Fragen oder Probleme, damit Sie mit einem Unternehmensvertreter sprechen können. Denken Sie dabei daran, den Kundensupport per E-Mail, Chat und Telefon zu kontaktieren, um festzustellen, ob die Mitarbeiter reaktionsschnell, freundlich und kompetent sind.

Bestimmen Sie nach Rücksprache mit Ihrem Team, welches Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem zu Ihrem Budget und Ihren Geschäftsanforderungen passt. Führen Sie mit dem Management Ihres Teams einen sanften Rollout durch, um festzustellen, ob die am besten in Betracht gezogene Software den Anforderungen Ihres Teams entspricht, und um etwaige Störungen zu beheben, bevor Sie sie in Ihrem gesamten Unternehmen einführen.

Nur wenige Dinge in der Geschäftswelt sind wirklich kostenlos, und bei Softwaresystemen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist das nicht anders. Kostenlose Gehaltsabrechnungsdienste können werbefinanziert sein und bieten in der Regel weniger Support und Funktionen als kostenpflichtige Versionen.

Einige Plattformen haben es jedoch nicht in unsere endgültige Fassung geschafft. Dies liegt daran, dass einige kostenlose Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware keine Integration mit wichtigen Softwareprogrammen oder Tools, wie z. B. Buchhaltungstools, bietet. Andere bieten keine Self-Service-Portale für Mitarbeiter oder detaillierte Berichte an. Die meisten Unternehmen halten diese Funktionen für unerlässlich für die Mitarbeiterbindung und den fortlaufenden Erfolg bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung und können daher nicht darauf verzichten, selbst wenn sie kostenlos sind.

Ebenso unterstützten einige kostenlose Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramme weder 1099-Vertragspartner noch boten sie Direkteinzahlungen an. Da mehr als 93 % der Befragten einer „Getting Paid in America“-Umfrage per Direktüberweisung bezahlt werden, halten wir dies für eine wichtige Funktion, um die Erwartungen der Top-Talente zu erfüllen, die Unternehmen anziehen und halten möchten. Da McKinsey & Company darüber hinaus berichtet, dass die Gig Economy boomt, wünschen sich viele kleine Unternehmen die Flexibilität, Auftragnehmer über dieselbe Software zu bezahlen, mit der sie Stunden- und Lohnarbeiter bezahlen.

Nur weil es behauptet, kostenlos zu sein, heißt das nicht, dass es auch so ist. Saarinen empfiehlt, dass Geschäftsinhaber, wenn sie eine kostenlose Software in Betracht ziehen, die Nutzungsbedingungen sorgfältig lesen und die Gebührenliste prüfen. „Kostenlose Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware erhebt oft Gebühren für Dinge, die kostenpflichtige Tools in Ihrem Abonnement enthalten. Ich wurde einmal beschimpft, weil ich meine Gehaltsabrechnung überarbeiten musste, nachdem ich sie zur Bearbeitung eingereicht hatte. Bei einem kostenpflichtigen Dienst können Sie Anpassungen in der Regel ohne zusätzliche Kosten vornehmen. Aber dieses Versehen hat mich am Ende einen hübschen Cent gekostet.“

Die meisten kleinen Unternehmen können von einer Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware profitieren, da ihre Tools kleinen Unternehmen dabei helfen, komplexe, sich ständig ändernde Lohnsteuer- und Arbeitsgesetze einzuhalten. Es ermöglicht zum Beispiel:

Eine fehlerhafte Lohn- und Gehaltsabrechnung kann zu Steuerstrafen, Rechtsstreitigkeiten, Reputationsschäden und dem Verlust von Talenten führen. SHRM berichtete beispielsweise über eine Prämie in Höhe von 13,2 Millionen US-Dollar an Stahlarbeiter in Alabama, denen nicht die korrekten Überstundenbeträge gezahlt wurden, eine Richtlinie, die gegen den Fair Labor Standards Act (FLSA) verstößt.

Eine Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware hätte dem Unternehmen helfen können, diese kostspielige Strafe zu vermeiden, indem sie Berechnungs- und Compliance-Engines verwendet hätte, um die korrekten Überstundenvergütungen und Steuereinbehalte zu berechnen. Diese Tools werden automatisch auf die neuesten staatlichen und bundesstaatlichen Vorschriften aktualisiert, um eine genaue Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen.

Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware schützt Ihr Unternehmen durch:

Sie können die Gehaltsabrechnung mit einer Tabellenkalkulation und dem IRS-Quellensteuerrechner durchführen. Hier ist eine allgemeine Aufschlüsselung, wie das geht:

Denken Sie daran, dass das IRS auch bestimmte Gehaltsabrechnungsunterlagen verlangt. Daher müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Tabelle und die zugehörige Dokumentation den IRS-Standards entsprechen.

Sie müssen außerdem Steuern nach einem genehmigten staatlichen und bundesstaatlichen Zeitplan zahlen, in der Regel vierteljährlich. Informieren Sie sich anhand der staatlichen und bundesstaatlichen Richtlinien, wann Sie Ihre Zahlungen einreichen müssen. Sie können Ihre Zahlungen über das elektronische Bundessteuerzahlungssystem (EFTPS) einreichen. Staatliche Steuern werden in der Regel an das Finanzministerium, das Steuerministerium oder eine ähnliche Behörde Ihres Staates abgeführt.

Aufgrund der vielen manuellen Berechnungen ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Eigenregie zeitaufwändig und fehleranfällig. Sie können Arbeitnehmer oder das IRS mit einem fehlenden Dezimalpunkt oder einer falschen Zahl über- oder unterbezahlen. Auch dies ist keine Situation, in der Sie sich befinden möchten, da sich die daraus resultierenden Strafen und Zinsen schnell und erheblich summieren.

Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware verbessert die Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse, sodass sich die Kosten für Unternehmen mit mehr als nur wenigen Mitarbeitern lohnen. Auf vielen kostenlosen und kostenpflichtigen Softwareplattformen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung können Benutzer Daten aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung in eine Buchhaltungssoftware exportieren. Mehrere Lohnabrechnungs-Apps lassen sich mit Zeiterfassungs- oder Point-of-Sale-Systemen (POS) synchronisieren. Allein diese beiden Funktionen können kleinen Unternehmen viele Stunden der manuellen Dateneingabe ersparen und Fehler verhindern.

Auf der anderen Seite kann ein einfacher Fehler im Alleingang dazu führen, dass ein Mitarbeiter zu wenig bezahlt oder die Quellensteuer falsch berechnet wird, was zu Verärgerungen bei den Mitarbeitern, Rechtsstreitigkeiten und Steuerstrafen führt. Laut einer Studie von Ernst & Young belaufen sich die durchschnittlichen Kosten pro Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung auf 291 US-Dollar. Darüber hinaus hatte etwa „jedes sechste befragte Unternehmen“ Rechtsstreitigkeiten, was dazu führte, dass 44 % Mitarbeiter entlassen oder beurlauben mussten und 35 % einen Anstieg der Mitarbeiterfluktuation verzeichneten.

Kostenlose Tools zur Lohn- und Gehaltsabrechnung enthalten in der Regel keine wichtigen Funktionen, die Sie wahrscheinlich benötigen, einschließlich automatisierter Steuererklärungen und Einzahlungen. Vielen fehlen auch erweiterte Funktionen, die in kostenpflichtigen Abonnements enthalten sind, wie z. B. die Berichterstattung über Neueinstellungen und die Verwaltung von Sozialleistungen.

Kostenlose Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware erledigt die grundlegende Lohn- und Gehaltsabrechnung für ein Unternehmen mit einer Handvoll Mitarbeitern. Wenn Ihr Unternehmen jedoch wächst, kann eine All-in-One-Plattform, die Sie bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Steuererklärungen und der Dokumentenspeicherung unterstützt, Arbeitsabläufe rationalisieren und es HR-Mitarbeitern ermöglichen, Aufgaben in kürzerer Zeit und mit geringerem Risiko interner oder externer Fehlerstrafen zu erledigen.

Mit einem kostenlosen Preisschild ist Payroll4Free die günstigste Self-Service-Gehaltsabrechnungslösung für Unternehmen mit 25 oder weniger Mitarbeitern und Auftragnehmern. Wenn Sie jedoch eine automatisierte Steuererklärung und -zahlung wünschen, bietet Roll by ADP den niedrigsten monatlichen Preis (29 USD plus 5 USD pro Mitarbeiter) und stellt neuen Benutzern eine dreimonatige kostenlose Testversion zur Verfügung.

Die Kosten für Software zur Selbstabrechnung reichen von kostenlos bis zu 20 US-Dollar pro Monat plus 0 bis 6 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat. Payroll4Free, Patriot Software und Wave Payroll bieten alle Do-it-yourself-Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung für die Steuererklärung an. Full-Service-Gehaltsabrechnungssysteme kosten monatlich 29 bis 45 US-Dollar plus 4 bis 6 US-Dollar pro Mitarbeiter für Basispläne.

Einige Full-Service-Gehaltsabrechnungsanbieter bieten jedoch teurere Tarife mit erweiterten HR-Tools, Verwaltungsdiensten für Sozialleistungen, Finanzmanagement-Tools, Compliance-Tools und anderen Funktionen an. Diese kosten 80 $ oder mehr monatlich plus 10 $ oder mehr monatliche Gebühren pro Person. Vergleichen Sie Preise und Funktionen in unserem Leitfaden zur besten Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware.

Blueprint ist ein unabhängiger Herausgeber und Vergleichsdienst, kein Anlageberater. Die bereitgestellten Informationen dienen ausschließlich Bildungszwecken und wir empfehlen Ihnen, sich bei bestimmten Finanzentscheidungen individuell von qualifizierten Fachleuten beraten zu lassen. Die Wertentwicklung in der Vergangenheit lässt keinen Rückschluss auf zukünftige Ergebnisse zu.

Blueprint verfügt über eine Offenlegungsrichtlinie für Werbetreibende. Die in diesem Artikel geäußerten Meinungen, Analysen, Rezensionen oder Empfehlungen stammen ausschließlich von der Blueprint-Redaktion. Blueprint hält sich an strenge Standards für die redaktionelle Integrität. Die Informationen sind zum Zeitpunkt der Veröffentlichung korrekt. Überprüfen Sie jedoch stets die Website des Anbieters auf die aktuellsten Informationen.

Jessica Elliott

ENTWURF

Jessica Elliott ist eine Wirtschaftsjournalistin mit den Schwerpunkten Technologie, Marketing und Betrieb. Sie analysiert komplexe Themen und befähigt Führungskräfte, fundierte Entscheidungen zu treffen. Ihre Arbeiten erscheinen in Business News Daily, 360 Reviews von US News & World Report und Investopedia.

Alana Rudder

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Alana ist stellvertretende Redakteurin für das Kleinunternehmensteam von USA Today Blueprint. Sie war als Technologie- und Marketing-KMU für unzählige Unternehmen tätig, von Start-ups bis hin zu führenden Technologieunternehmen – darunter Adobe und Workfusion. Sie hat ihr Fachwissen eifrig mit kleinen Unternehmen geteilt – unter anderem über Forbes Advisor und Fit Small Business –, um ihnen beim Wettbewerb um Marktanteile zu helfen. Sie behandelt Technologien in den Bereichen Lohn- und Gehaltsabrechnung und Zahlungsabwicklung, Online-Sicherheit, Kundenbeziehungsmanagement, Buchhaltung, Personalwesen, Marketing, Projektmanagement, Ressourcenplanung, Kundendatenmanagement und wie kleine Unternehmen Prozessautomatisierung, KI und ML nutzen können, um ihre Anforderungen einfacher zu erfüllen Ziele. Alana hat einen MBA der Excelsior University.

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